Taakgericht schrijven van e-mails en brieven

designed door Macrovector – Freepik.com

Geeft jouw tekst antwoord op de belangrijkste vraag van je lezer? Dan heb je ‘taakgericht’ geschreven. Zo! Dit artikel hoef je niet meer verder te lezen. Jouw taak zit erop. Goed van mij, hè? Maar: wil je nog ietsje meer weten? Bijvoorbeeld hoe je dat dan doet, een taakgericht schrijven? Lees dan gerust verder.

Stel jezelf één vraag voordat je begint met het schrijven van een mail of brief: wat moet de lezer ermee? Pas als je dat weet, gaat je tekst werken. Zie je mail (trouwens: eigenlijk elke zakelijke tekst) als gereedschap. Je gebruikt een hamer om een kast te maken of te repareren. Zakelijke teksten gebruik je om iets voor elkaar te krijgen bij je lezer. En het spreekt voor zich dat je dat in eenvoudige taal (taalniveau B1) doet.

Wat je lezer wil of moet met je tekst

Taakgericht schrijven is niet moeilijk. Het enige dat je nodig hebt, is een van-buiten-naar-binnenbril. Je opticien verkoopt ‘m helaas niet. Maar dat het goede nieuws is dat iedereen er een heeft! Het enige wat je hoeft te doen, is jezelf te verplaatsen in je lezer. 

Verplaats je in de lezer

Ga in je tekst niet uit van jezelf of de organisatie waar je voor werkt. Zet de lezer van je tekst centraal. Dan pas voelt hij zich aangesproken en doet hij eerder wat je van ‘m wil. Zet dus overal waar je ‘wij’ of de naam van je organisatie zou schrijven ‘u’ (of ‘jij’ bij collega’s), de rest volgt vanzelf.  

Bijvoorbeeld: 

• Niet: wij sturen u.              Wel: u krijgt. 
• Niet: wij vragen u.             Wel: wilt u of kunt u. 
• Niet: wij gaan akkoord.    Wel: u mag.

4 x taakgerichte teksten voor je mails

Grofweg zijn er 4 redenen om een mail te sturen: 

1. Informeren: zo zit het in elkaar. Bijvoorbeeld de aanstellingsbrief voor een nieuwe collega met daarin de belangrijkste arbeidsvoorwaarden van zijn nieuwe baan. 
2. Instrueren: zo doe je dat. Denk aan uitleg hoe je je online inschrijft voor een cursus. 
3. Overtuigen: dit wil ik, om die reden. Zoals een mail van de gemeente die bewoners vraagt hun struiken te snoeien zodat het verkeer goed zicht houdt. 
4. Activeren: is niet echt een aparte categorie maar het gevolg van een goed geschreven mail. Die zorgt ervoor dat je je lezer activeert. De nieuwe collega snapt welk salaris hij krijgt en hoeveel vakantiedagen; de cursist heeft zich succesvol aangemeld, de inwoners gaan braaf met de heggenschaar aan de slag.

Een uitgebreide versie van dit artikel verscheen oorspronkelijk als Schrijf taakgericht in je mails en brieven op ManagementSupport.nl.