B1-schrijven

Taakgericht schrijven van e-mails en brieven

taakgericht schrijven Eugène van Haaren Voornieuws.nl

designed door Macrovector – Freepik.com

Geeft jouw tekst antwoord op de belangrijkste vraag van je lezer? Dan heb je ‘taakgericht’ geschreven. Zo! Dit artikel hoef je niet meer verder te lezen. Jouw taak zit erop. Goed van mij, hè? Maar: wil je nog ietsje meer weten? Bijvoorbeeld hoe je dat dan doet, een taakgericht schrijven? Lees dan gerust verder.

Stel jezelf één vraag voordat je begint met het schrijven van een mail of brief: wat moet de lezer ermee? Pas als je dat weet, gaat je tekst werken. Zie je mail (trouwens: eigenlijk elke zakelijke tekst) als gereedschap. Je gebruikt een hamer om een kast te maken of te repareren. Zakelijke teksten gebruik je om iets voor elkaar te krijgen bij je lezer. En het spreekt voor zich dat je dat in eenvoudige taal (taalniveau B1) doet.

Wat je lezer wil of moet met je tekst

Taakgericht schrijven is niet moeilijk. Het enige dat je nodig hebt, is een van-buiten-naar-binnenbril. Je opticien verkoopt ‘m helaas niet. Maar dat het goede nieuws is dat iedereen er een heeft! Het enige wat je hoeft te doen, is jezelf te verplaatsen in je lezer. 

Verplaats je in de lezer

Ga in je tekst niet uit van jezelf of de organisatie waar je voor werkt. Zet de lezer van je tekst centraal. Dan pas voelt hij zich aangesproken en doet hij eerder wat je van ‘m wil. Zet dus overal waar je ‘wij’ of de naam van je organisatie zou schrijven ‘u’ (of ‘jij’ bij collega’s), de rest volgt vanzelf.  

Bijvoorbeeld: 

  • Niet: wij sturen u.              Wel: u krijgt. 
  • Niet: wij vragen u.             Wel: wilt u of kunt u. 
  • Niet: wij gaan akkoord.    Wel: u mag.

4 x taakgerichte teksten voor je mails

Grofweg zijn er 4 redenen om een mail te sturen: 

  1. Informeren: zo zit het in elkaar. Bijvoorbeeld de aanstellingsbrief voor een nieuwe collega met daarin de belangrijkste arbeidsvoorwaarden van zijn nieuwe baan. 
  2. Instrueren: zo doe je dat. Denk aan uitleg hoe je je online inschrijft voor een cursus. 
  3. Overtuigen: dit wil ik, om die reden. Zoals een mail van de gemeente die bewoners vraagt hun struiken te snoeien zodat het verkeer goed zicht houdt. 
  4. Activeren: is niet echt een aparte categorie maar het gevolg van een goed geschreven mail. Die zorgt ervoor dat je je lezer activeert. De nieuwe collega snapt welk salaris hij krijgt en hoeveel vakantiedagen; de cursist heeft zich succesvol aangemeld, de inwoners gaan braaf met de heggenschaar aan de slag.

Een uitgebreide versie van dit artikel verscheen oorspronkelijk als Schrijf taakgericht in je mails en brieven op ManagementSupport.nl.

Slechte redenen om moeilijk te schrijven

‘Lange zinnen met moeilijke woorden kan best, want mijn doelgroep is hoogopgeleid.’ Of argumenten van gelijke strekking hoor ik vaak in de cursussen B1-schrijven die ik geef. Dat klinkt logisch. Maar er klopt niks van.

Om te beginnen leest iedereen liever een korte dan een lange tekst. Er is simpelweg zoveel concurrerende informatie dat jouw tekst in zo min mogelijk woorden, zo informatief mogelijk moet zijn. Zie ook de content-aandachtparadox van de Ierse internetdeskundige Gerry McGovern.

Content-aandachtparadox Gerry McGovern

Content-aandachtparadox Gerry McGovern

Ook zijn hoger geletterden, mensen die makkelijk ingewikkelde zinnen lezen en begrijpen, in de minderheid. Nog geen 19% van de Nederlanders beheerst de hoogste taalniveaus. Dat blijkt uit een internationale studie naar taalniveaus van het Programme for the International Assessment of Adult Competencies (PIAAC).

Eenvoudige tekst: ook voor slimmeriken

Maar stel, je hebt uitsluitend een hoogopgeleide lezersdoelgroep, dan nog hebben ook zij baat bij eenvoudige teksten. Hooggeletterden profiteren op 3 manieren van vereenvoudigde teksten:

  • 25% meer lezers snappen de tekst of kunnen de taak afronden, bijvoorbeeld een formulier invullen of iets bestellen;
  • 64% minder leestijd kost de herschreven tekst;
  • 30% meer tevredenheid levert de vereenvoudigde tekst op.

Leestijd korter

Dit blijkt uit het onderzoek dat eigenlijk gericht is op lager geletterden Lower-Literacy Users: Writing for a Broad Consumer Audience van Jakob Nielsen. In het rechterplaatje zie je dat lager geletterden ruim de helft minder leestijd nodig hebben bij een eenvoudige tekst. En hoger geletterden doen in plaats van 14 minuten nog maar 5 minuten over de herschreven tekst.

Schrijftijd bespaart leestijd

En hoewel het niet moeilijk is, zal het je, zeker in het begin, veel tijd kosten. Maar wanhoop niet, dat hoort er gewoon bij! En als je baas begint te zeuren dat je wel erg lang bezig bent met een tekst, vertel ‘m dan gewoon dat jij hem daarmee veel tijd zult besparen. Jouw memo’s en mailtjes zal hij binnen enkele seconden kunnen doorgronden en van z’n takenlijstje kunnen schrappen. Hoe fijn is dat!

Eugène van Haaren
Van
‘Jouw verhaal in effectieve taal.’
Zelf aan de slag?
Zakelijk schrijven voor Dummies B1 schrijven Eugène van Haaren www.voornieuws.nl Schrijf snel en makkelijk effectieve zakelijke teksten!
€ 19,99 Bestel nu!

PR voor Dummies 3e editie Eugène van Haaren www.voornieuws.nl In de publiciteit komen? Ook jij kunt het! Echt waar.
€ 14,99 Bestel nu!