Blog

10 tips (plus 1): pitchen voor de pers

Afbeelding: Garden Media Group

Afbeelding: Garden Media Group

Wat bijna niemand je vertelt als je in de pers wilt komen, is dat je veel zult moeten bellen. Heel veel. Zelfs – en misschien wel juist – als je al een persbericht hebt verstuurd. Maar dan nooit vragen: hebt u het persbericht gekregen? Nooit! Immers: de tijd dat postkoetsen werden overvallen ligt alweer een poos achter ons. Hier de 10 tips + 1 waar je aan moet denken bij het ‘pitchen’ van je publiciteit.

Trouwens, voordat je aan de tips begint: bellen is niet altijd leuk. Ik weet er alles van. Het is ook arbeidsintensief. Maar je krijgt er een hoop voor terug: direct contact met de media. Je hebt ook een gelegitimeerd moment om alles aan een journalist te vragen: doorkiesnummer, mailadres, aankomende items, ontwikkelingen op de redactie… Als je het goed doet, en een echt gesprek weet te houden waaruit blijkt dat de journalist méér is dan een vinkje op je lijst, krijg je er betrokkenheid en begrip voor terug. En dat is heel wat waard op de lange termijn.

0. Spreek de waarheid, lieg nooit.
Spreekt voor zich, toch? Je kunt 1x liegen, daarna luistert niemand meer.

1. Zeg kort en duidelijk waar je voor belt.
Alleen al daarom is het verstandig om vooraf een persbericht te schrijven: de kop en de 1e alinea vormen de basis van je praatje.

2. Vraag NOOIT: ‘heeft u het persbericht gekregen?’
Doe alsof je neus bloedt en vertel wat je nieuws is. Dan hoor je vanzelf wel of iemand dat al in je eerder verstuurde persbericht heeft gezien. (Sorry journalisten, jullie weten zelf ook dat een beller hoe dan ook op meer belangstelling kan rekenen. Ook al zit je er niet altijd op te wachten).

3. Luister naar het antwoord en reageer daar op.
 Voer een gesprek, je bent geen callcenterrobot.

4. Durf een vraag te stellen als je iets niet begrijpt.
Wie vraagt is ‘dom’ voor even, wie zwijgt dom voor het leven (Chinees gezegde).

5. Bel niet vlak voor een deadline.
Of juist wel als je denkt dat jouw nieuws echt nog kans maakt om meegenomen te worden… Anders: je krijgt meer aandacht als je buiten de journalistieke spitsuren weet te blijven.

6. Zorg dat je persbericht klaar staat voor de redacteur die je spreekt.
Zo kun je meteen boter bij de vis geven en verwijzen naar je eerdere telefoongesprek.

7. Achterhaal welke redacteur jouw onderwerp ‘in portefeuille’ heeft.
Degene die opneemt is lang niet altijd degene die inhoudelijk over jouw onderwerp gaat. Dié moet je natuurlijk wel hebben. 

8. Ken de media die je belt.
 Dat kost tijd, jazeker. Maar een journalist die weet dat jij zijn artikelen leest of zijn item hebt gezien, is net een gewoon mens; iets toeschietelijker omdat je moeite hebt gedaan. Bovendien: dan weet je van tevoren waarom jouw nieuws voor deze redactie interessant zou kunnen zijn. Je komt beter beslagen ten ijs.

 9. Geen belangstelling? Praat verder over de dingen die komen gaan.
Zo merk je of vaker contact zinvol is en kun je de volgende keer terugkomen op jullie gesprek.

10. Vasthoudend zijn is goed, maar word geen stalker.
Je mag als een journalist best vragen wanneer hij iets met je nieuws gaat doen als hij enthousiast is. En bel dan gerust terug als er niks gebeurt. Maar als blijkt dat ander nieuws heeft gewonnen, ga dan niet zeuren. Alleen met nieuw nieuws, nieuwe kansen!

Heel veel succes/sterkte!

Met medewerking van Inge Klijn

Maandagochtend beste tijdstip versturen persbericht

TimingWat is het beste moment om je persbericht te versturen? Het korte antwoord: meestal maandagochtend. En het leerzame antwoord: het moment wordt minder belangrijk naarmate je groter nieuws hebt…

In de publiciteit komen doe je met echt nieuws. En dan maakt timing weinig meer uit. Er zijn 10 belangrijke factoren die bepalen of iets nieuws is. In PR voor Dummies ga ik er uitvoerig op in. Maar wil je de korte versie lees dan de samenvatting ‘9 plus 1 wetmatigheden van nieuws’. En, vooruit, om je klikken te besparen, in een aantal trefwoorden de 3 belangrijkste factoren op een rijtje:

  1. Omvang/impact: voor hoe meer mensen je bericht van belang is, hoe eerder het nieuws is.
  2. Conflict: heb je ruzie (en dan niet met de buren, maar minimaal de gemeente)? Dan val je eerder op. Lief zijn is fijn, maar meestal niet voor de media.
  3. Verrassend: is wat je zegt, of de vorm waarin je het brengt, nieuw? Dan kan een journalist het de moeite waard vinden.

Actualiteit
Actualiteit is ook een belangrijke factor. En die hangt nauw samen met de optimale timing van je persbericht. Actualiteit is wat nú – of binnen korte tijd – van belang is. En dus niet alleen voor jou persoonlijk, maar een zo groot mogelijke groep mensen. Media zien nieuws als een golf om op te surfen; niet ervoor en niet erna, dat is de truc.

Journalist en schrijver André Oerlemans is maar matig enthousiast als hem gevraagd wordt naar het geheim van het ‘juiste tijdstip’. Hij wil zichzelf niet brodeloos maken door al te veel onthullingen. Zijn jarenlange ervaring als redacteur voor onder meer het Algemeen Dagblad gebruikt hij om commerciële persberichten te schrijven voor ANP Pers Support.

Maandag en dinsdagANP Pers Support logo
Maar vooruit, hij is de beroerdste niet: ‘Weet wanneer redacties vergaderen. Op de meeste dagbladredacties wordt op maandag- en dinsdagochtend de planning van de week bepaald. Dan moet je zorgen dat jouw nieuws erbij zit.’ En dan maakt het volgens Oerlemans niet uit dat de journalistiek een 24-uursbedrijf is geworden met naar content hongerende websites en sociale media-accounts: ‘In het weekeinde en buiten kantoortijden werken er veel minder journalisten. En het zijn nog steeds mensen die persberichten moeten beoordelen en de berichten plaatsen.’

Het artikel Timing is alles voor een persbericht, op de website van APS, dat aanbeveelt juist nieuwsluwe momenten te benutten, zoals zondagochtend, verbaast Oerlemans dan ook: ‘Misschien moet ik eens met de auteur overleggen.’

financieele dagblad logoGeen nieuws op zaterdag
Handig om te weten: de maandagkrant is dunner en zit op vrijdag al zo’n beetje dichtgepland met sportverslagen en cultuurrecensies. En op donderdagmiddag is de zaterdagskrant zo goed als rond. Alleen voor laatste, grote actualiteit is daarna nog plek. Reken daarbij niet meer op de voorpagina, nieuws past niet meer bij het zaterdaggevoel, aldus het Financieele Dagblad. Weinigen kijken er meer van op, maar amper 3 jaar geleden was het nog taboedoorbrekend om jezelf op zaterdag ‘verwenkrant’ te noemen en, als een heuse raamexploitant, alleen nog te kiezen voor een ‘voorpagina die verleidt’.

Culemborgse Courant: donderdagCulemborgse Courant logo
Voor huis-aan-huisblad de Culemborgse Courant is het beste moment om onder de aandacht te komen van de redactie helder: donderdag. ‘De nieuwste krant verschijnt op woensdag, de dag erna starten we weer met een schone lei.’ aldus content-regisseur – ‘ik blijf ‘redacteur’ toch mooier vinden’ – Louis van Oort. En omdat lokale kranten met steeds kleinere redacties werken, wordt zelfwerkzaamheid beloond. ‘Wie zelf zijn bericht op de website plaatst via Deel je nieuws, maakt ook meer kans om in de gedrukte editie te verschijnen.’

Doe-het-zelfkrant
Nieuws voor lokale kranten weken van tevoren opsturen, hoeft niet meer aldus Van Oort. ‘We hebben een superkorte spanningsboog.’ De Culemborgse Courant heeft het liefst dat je voor 12.00 uur op vrijdag je bericht plaatst, graag meteen met een bruikbare foto. En voor dingen die zich afspeelden in het weekeinde heb je tot uiterlijk maandagochtend 10.00 uur de tijd. Daarna nemen je kansen aanzienlijk af.

Tijdschriften
Tot slot nog iets over timing en tijdschriften. Een persbericht sturen kan, maar bellen is vaak beter. Toen ik als persvoorlichter werkte voor de Hersenstichting Nederland, leek het me een goed idee om een aantal vrouwenbladen ruim voor de geplande jaarlijkse collecte tijdens de ‘Hersenweek’ te benaderen. Maar dat pakte toch iets anders uit. Mijn telefoontje in februari naar de redactie van weekblad Libelle, bleek glorieus te laat voor het aprilnummer dat ik in gedachten had. De redactrice die ik sprak was alweer druk bezig met de planning van de zomernummers…

PS: Ook weten hoe je een persbericht schrijft dat de media haalt, zelfs zonder optimale timing? Meld je dan nu aan bij Villamedia voor de cursus Persbericht: schrijven als een journalist op 13 mei.

Onthuld: beste tijdstip verzenden nieuwsbrief!

verzenden nieuwsbrief versturenOk. Je hebt een nieuwsbrief. Maar wat is nu het beste moment* om die te versturen? Donderdagmiddag 16.00 uur – als de zon niet schijnt – zoals marketeers je doen geloven? Of vertrouw je liever op een algoritme dat, lekker makkelijk, het beste moment voor jou bepaalt?

Horendol word ik er van. Van al die blogs waar ik een onderbouwd antwoord hoop te vinden op mijn vraag: wat is het beste tijdstip om mijn nieuwsbrief te versturen? Meer kennis dan mijn natte vinger oplevert, kom je niet snel tegen.

Succes nieuwsbrief bepalen
Pas sinds 2012 is er fatsoenlijk Nederlands onderzoek voor handen. Sinds die tijd onderzoekt de branchevereniging voor ‘dialoogmarketing’ DDMA de prestaties van e-mailmarketing in ons land. De Nationale E-mail Benchmark 2013 is de meest recente en biedt de resultaten van ruim 100.000 mailings naar meer dan 4,5 miljard e-mailadressen.

Dadelijk kom ik terug op het ideale tijdstip om je nieuwsbrief te verzenden. Maar eerst nog de criteria waarmee je je eigen scores kunt meten. Dit zijn de belangrijkste succesfactoren om je eigen mailing mee te vergelijken:

Afgewezen (bounce): door de server van de ontvanger afgewezen mails. Bijvoorbeeld doordat je je nieuwsbrief stuurt naar een niet bestaand mailadres. Of doordat de mailbox van de ontvanger vol is. Gemiddeld komt in Nederland 1,65% van de mails niet aan. Zit je daar boven, kijk dan nog eens kritisch naar je adressenbestand.

Openratio (COR): hoeveel ontvangers hebben je e-mail geopend en dus de informatie in je nieuwsbrief kunnen zien. Gemiddeld opent bijna 33% van de geadresseerden e-mailnieuwsbrieven. Maar dan gaat het over relatief grote aantallen adresbestanden die per keer worden gebruikt. Bij ‘kleine’ bestanden, van 500 tot 1.000 adressen ligt het openpercentage met ruim 41% een stuk hoger. Volgens de DDMA waarschijnlijk omdat deze mailings ‘gerichter en relevanter’ zijn. Je kunt immers beter focussen op de wensen van je doelgroep. Voor de meeste kleine bedrijfjes en zzp’ers zou dat betekenen dat hun COR dan ook boven de 41% moet uitkomen.

Doorklikratio (CTR): het percentage ontvangers dat klikt op een link in de verzonden e-mail met je nieuwsbrief. Doorklikken vanuit een mail doet gemiddeld 8% van de mensen. Bij kleine bestanden (500-1.000 adressen) ruim 11%.

Beste dag verzenden nieuwsbriefBeste verzenddag voornieuws.nl
Volgens de branchevereniging DDMA is de donderdag de meest populaire dag om mailings te versturen. Dan wordt bijna 23% van de mailings verstuurd. De vrijdag stond in 2011 nog op 4 maar is nu opgeklommen naar 2. Minst populair zijn de zaterdag en zondag met amper 8% van de mailings.

Zaterdag of zondag versturen
Maar zegt dit nu dat het versturen van een nieuwsbrief op zaterdag stom is? Nee. Het wordt simpelweg niet eens geprobeerd. Ruim 90% van alle mailings wordt door de week verstuurd. Volgens sociale media-onderzoeker Dan Zarella is het daarom slim om aan contracompetitive timing te doen: wanneer niemand mailt, moet jij juist wel mailen. Dan krijg je eerder aandacht. En Zarella krijgt gelijk van DDMA; op zaterdag worden de meeste mails geopend en op zondag wordt er een ietsie pietsie beter (0,09 procentpunt) doorgeklikt.


Beste tijdstip nieuwsbrief verzenden

En dan nu – tromgeroffel – HET tijdstip waarop je het beste je nieuwsbrief kunt versturen. Wat blijkt, weer uit het onderzoek van de brancheorganisatie: ruim 80% van de mailings wordt onder kantoortijd verstuurd. En dat gebeurt heel gelijkmatig:

  • 9.00-12.00 uur: 27,6%
  • 12.00-15.00 uur: 27,4%
  • 15.00-18.00 uur: 26,2%

En ook hierbij de vraag: hebben deze tijdstippen een diepere oorzaak? Volgens de DDMA levert versturen tussen 9 en 12 de beste resultaten. Maar: wat gebeurt er met mailings die vóór die tijd worden verstuurd of midden in de nacht? Dat is onbekend. De brancheorganisatie vermoedt dat bedrijven er gewoon bij willen zijn wanneer hun mailing uit gaat. En dat ze niet eens uitproberen wat er voor of na die tijd gebeurt.

Verstuur ’s ochtends vroeg
Uitproberen is wel wat Dan Zarella aanraadt. Volgens zijn onderzoek (beluister eventueel ook het – matig verstaanbare, maar gelukkig met transcriptie geleverd – webinar The Science of Timing) loont het om mails tussen 5 en 9 ’s ochtends te versturen. ‘Het zijn de eerste mails die je ziet op een dag en dus zult wegwerken.’

Beste verzendtijd voornieuws.nl

Automatisch versturen met Hootsuite
Je kunt het jezelf ook makkelijk maken door het moment van verzending over te laten aan een computerprogramma. Sinds 2012 beschikt verzendplatform Hootsuite over de mogelijkheid voor automatisch inplannen (‘AutoSchedule’). Een wiskundige formule bepaalt aan de hand van je eigen account wat het ideale moment is om iets te versturen. Er is kritiek op de werking van dit algoritme, onder meer omdat Hootsuite weigert anderen onder de motorkap te laten kijken. Ook zul je nog steeds zelf de resultaten moeten vergelijken tussen de verschillende dagen van week, dat doet Hootsuite namelijk niet.

Wanhopig?
Denk je nu wanhopig: maar wat is nu voor mij het beste? Dan kan ik je de raad geven van heel veel mensen die je voorgingen: probeer het lekker zelf uit. Vergeet na al deze tips in elk geval niet ook nog na te denken over de inhoud van je nieuwsbrief: is wat je te melden hebt interessant en leuk genoeg om te lezen? En heb je een aantrekkelijke kop boven je stukje? Dat kan wel iets meer zoden aan de dijk zetten dan je hoofd te breken over het optimale verzendmoment: volgens internetmarketeer Karel Geenen kan een aantrekkelijke kop zomaar 500% meer lezers opleveren.

* Conclusie die ik trek voor mijn eigen blog (die aangekondigd wordt in een nieuwsbriefmail): zaterdagochtend heel vroeg. En nee, dan ben ik zelf nog niet wakker, maar gelukkig wel mijn verzendprogramma MailChimp.

 

Bronnen voor de door mezelf in elkaar geknutselde infographics:
KISSmetrics: Timing & Blogging
KISSmetrics: Timing & Email Marketing
KISSmetrics: Timing & Social Networks

 

Persbericht schrijven moeilijk? Zet je robot aan het werk!

Actievoerders in Groningen kunnen rustig gaan slapen. Er is nu een computerprogramma dat binnen een paar tellen na een aardbeving zelf een stukje tikt. Wie zei dat persberichten schrijven moeilijk was?

Quakebot is geen nieuw soort muesli maar een computerprogramma dat automatisch een nieuwsberichtje tikt als een seismograaf wilde bewegingen maak. Je kunt zelf instellen wanneer, bijvoorbeeld alles onder 12 op de schaal van Richter. En dan wordt het berichtje natuurlijk ook automatisch verstuurd. Zodat je als actievoerder in Schuddemaweer geen slaap tekort komt als dat midden in de nacht gebeurt.

Science faction
Vergezocht? Nope. Hoewel science fictionschrijver Philip K. Dick (Minority Report is echt de moeite) zou willen dat hij het had bedacht, hoort deze robotjournalist sinds deze maand tot de gewaardeerde medewerkers van de Los Angeles Times.

Cursus persbericht schrijven
De kop boven dit stukje valt niet echt onder de regels van beknopt schrijven. Dus Quakebot zou ‘m meedogenloos geskipt hebben. Hij is meer van het type dat wél heeft opgelet tijdens de cursus persbericht schrijven van Voor nieuws! Je leert er onder meer het ezelsbruggetje ‘Geef me de 5’:

  • Een goede kop is kort: 5 woorden max.
  • In de 1e alinea (de ‘lead’) staan de 5 W’s (en eventueel nog een ‘H’): wie, wat, waar, wanneer, waarom en – wie weet – hoe.
  • Beknopte zinnen: 15 woorden zijn echt genoeg.
  • 5 regels per alinea: wel een beetje afwisselen tussen lang en kort
  • 5 alinea’s: alleen als je veel hebt te vertellen, anders hou je eerder op

Braafste jongetje
Als braafste jongetje van de klas doet Quakebot natuurlijk ook aan bronvermelding in zijn historische nieuwsbericht van 17 maart: ‘this post was created by an algorithm written by the author.’

Moord en doodslag
Helemaal nieuw is de robotredacteur niet. Geestelijk vader Ken Schwenke bedacht 7 jaar eerder al het praktische The Homicide Report. Een site die automatisch nieuws genereert op basis van politieberichten. En voor wie een nieuwe woning zoekt: handig is ook dat je op wijkniveau kunt bekijken waar de meeste misdaden worden gepleegd.

Reclame
Correct een nieuwsbericht of persbericht schrijven is natuurlijk best een prestatie. Wie bij mij op cursus komt krijgt ook voorbeelden te zien dat dat niet zo vanzelfsprekend is. Maar omdat Quakebot een computerprogramma is, zal het bij brave berichten blijven. Bij persberichten gaat het nou juist ook om op een creatieve manier de aandacht te trekken. Een beetje ronkend formuleren, op een speelse manier inhaken op de actualiteit. Al die dingen die jouw bericht boven het maaiveld doen uitsteken. Wil ook jij weten hoe? Bel 06 491 39 667 of mail me dan: Ik help je graag verder!

Netwerken met journalisten, hoe doe je dat?

Door de telefoon (direct!) op te pakken als die overgaat. Echt waar, het is zó voor de hand liggend, dat je er misschien niet eens bij nadenkt. Lees meer over deze en nog 3 andere netwerktips…

Foto © Zuiderzeemuseum

Foto © Zuiderzeemuseum

Elke keer dat jij door een journalist wordt gebeld, heb je een Gouden Netwerkmoment. Echt waar! Want deze mevrouw of meneer is gemotiveerd om met jou te praten en ‘in ruil’ daarvoor natuurlijk ook bereid iets meer over zichzelf te vertellen. Tadaa! De essentie van netwerken: elkaar leren kennen, onthouden en weer weten te vinden als je iemand weer nodig hebt.

Nog 3 andere netwerktips:

1) Ga op bezoek
Alleen: zomaar op bezoek, daar hebben journalisten geen tijd voor. Ze willen wel dat ze dan ook wat ‘krijgen’: nieuws waar ze direct of op korte termijn mee naar buiten kunnen komen. Of het moet een afspraak zijn waarvan ze weten: nu krijg ik een unieke kans op achtergrondinformatie die ik anders niet zou krijgen. Alleen voor de gezelligheid langskomen, daarvoor heeft bijna niemand tijd.

Tips
– nieuwsluwe momenten (zomermaanden!) zijn handig voor afspraken;
– een lunchmeeting voorstellen ook; eten moet iedereen.


2) Vind de juiste persoon
Ga daarvoor eerst zelf eens op onderzoek uit. Inventariseer alle relevante media voor jouw organisatie, lees kranten, bladen, blogs en bekijk welke journalisten artikelen hebben geschreven die voor jouw club van belang zijn. Koop tv-gidsen en loop alle mogelijke programma’s na die raakvlakken kunnen hebben met jouw thema’s. Bekijk Uitzending Gemist en ga na wat de aanpak van de programma’s is, wie er presenteert en bekijk ook de websites van de programma’s, Facebook-pagina’s of Twitter-accounts om te ontdekken wie er als redacteuren bij betrokken zijn. Vergeet niet ook te kijken naar invloedrijke bloggers.

Tip: je kunt, als je geld hebt, ook media-informatie kopen. Bijvoorbeeld voor € 300 bij het Handboek Nederlandse Pers met informatie over ruim 7.000 publieks- en vakmedia en zo’n 9.000 redacteuren en journalisten.
Wil je media-informatie die meteen ook het effect bepaalt van persberichten die je verstuurt, lees dan op de website van Frankwatching meer over persmanagementsystemen die je daarbij kunnen helpen.


3) Vul je database aan met een logboek

Wees niet teleurgesteld als je niet verder dan een telefonisch contact komt: ook dat is nuttig als je zodra je ophangt maar weet: bij wie moet ik de volgende keer zijn als ik nieuws heb. Dus: naam, nummer, mailadres. Dit is ook informatie waarmee je voor jezelf en anderen het soms wat diffuse begrip netwerken kunt objectiveren.

Tip: koppel aan je database met contactgegevens meteen een logboek waarin je bijhoudt met wie je wanneer hebt gesproken, welke vraag de journalist had, welke afspraken je hebt gemaakt en wanneer er eventueel opnieuw contact kan worden opgenomen. Zo kunnen ook je collega’s profiteren van je netwerk en meteen op de juiste vlieghoogte instappen als jij er een keertje niet bent.

Mis geen tip van voor nieuws!





Eugène van Haaren

Van
‘Jouw verhaal in effectieve taal.’

Boeken

Zakelijk schrijven voor Dummies B1 schrijven Eugène van Haaren www.voornieuws.nl Schrijf snel en makkelijk effectieve zakelijke teksten!
€ 19,99 Bestel nu!


PR voor Dummies 3e editie Eugène van Haaren www.voornieuws.nl In de publiciteit komen? Ook jij kunt het! Echt waar.
€ 13,90 Bestel nu!

Nieuw! Van dezelfde auteur: Omslag Spiritueel bungeejumpen door Eugène van Haaren
€ 13 Bestel nu!